Le e-dossier de compagnie – AGSE

Nous avons établi pour toi ce modèle de dossier de compagnie, il a pour but de t’aider durant toute ton année et pour ton camp. Approprie-toi ce document, présente-le à tes CP, à tes assistantes et à ta cheftaine de groupe.

Ce dossier de compagnie est collaboratif au sens où toutes les personnes qui doivent t’aider à construire l’année et le camp ont accès à une partie du dossier.

Tu trouveras donc 5 documents:

0_dossier de la Ccie
1_dossier du CP
2_dossier Assistante Sanitaire
3_dossier de la Chaftaine de Groupe
4_dossier Assistante Intendante

Le dossier central est celui de la Cheftaine de compagnie dans lequel viennent s’inscrire les éléments renseignés par tes CPs, tes ACcie et ta CG.

Bien entendu, tes CPs n’ont accès qu’au dossier de leur patrouille; en revanche ta CG et tes Assistantes ont accès à tous les dossiers.

L’accès a ce nouveau dossier de compagnie est disponible sur le Next.

Next->documentation->éclaireuses->documents de compagnie->dossier-compagnie->e-dossier et annexes

http://next.scouts-europe.org/documentation/4300-dossier-compagnie.htm

Tu trouveras également un tuto pour t’aider à comprendre toutes les aides qui te sont proposer pour ce nouvel outil, un mini-mode d’emploi. Et si avec tout ça tu as encore des questions, n’hésite pas à te rapprocher de ton ACDE/ACPRE ou relctrice.

Voici les questions questions/réponses les plus courantes sur le e-dossier de compagnie :

Est-ce que je peux ajouter ou supprimer des lignes ou colonnes ?
NON, NE PAS FAIRE DES MODIFICATIONS DE STRUCTURE (ajout / suppression de ligne ou colonne), cela bloquera la synchronisation.

Message d’erreur : « Nom d’utilisateur incorrect »
La CCie doit demander aux CP, à l’AS, à l’intendante, à la CG, à l’ACDE+FV et à la CD de créer un Drive Google avec leur adresse mail avant que la CCie lance une synchronisation. (il n’est pas obligé d’avoir une adresse gmail pour cela).

Les mails des parents doivent-ils être affiliés à un compte Drive Google ?
Non cela n’est pas nécessaire

Obligation d’avoir une adresse GMAIL ?
NON, il est obligatoire d’avoir un drive google, il est possible d’en créer un avec n’importe quelle adresse mail.

À quoi ont accès les CP ?
Les CPs ont accès à leur dossier uniquement avec leur URL.
Dans leur dossier se trouve des onglets tels que le dossier de compagnie.

Onglet Exploration :
Si la Ccie demande à choisir par pat. lieu d’explo l’onglet de la pat sera vert.
et la CCie attendra que la CP remplisse sur son dossier de pat.
Si la Ccie souhaite REMPLIR et IMPOSER un lieu, la CP aura alors une case rouge et ne pourra que lire l’information donnée par sa CCie.

À quel moment la CDG reçoit un accès au dossier de compagnie entier ?
Dès que la CCie synchronise son dossier, ou lui communique son URL de dossier de compagnie
Dès que l’URL est communiqué, l’accès au dossier est continu

À la première synchronisation que se passe-t-il ?
Les 4 autres fiches sont créées dans le même dossier que là ou est rangé le dossier de Cie.
Si les mails sont corrects et liés à un compte drive G, il envoie un mail à la CG, aux CPs et aux ACcies avec le lien URL les concernant.

Lorsqu’il y a une synchronisation que se passe-t-il ?
Les différents fichiers sont synchronisés (informations ascendantes et descendantes).

Ex : Programme d’Année,
1- La Ccie renseigne les objectifs, à la prochaine synchronisation les objectifs sont copiés dans les dossiers des CPs.
2- Les CPs ouvrent leurs fiches de patrouille, elles ont les objectifs de compagnie dans l’onglet, elles renseignent leurs objectifs de patrouilles
3- Prochaine synchronisation, les objectifs des patrouilles remontent dans le dossier de la compagnie

Qui peut faire tourner la synchronisation ?
Le propriétaire du fichier qui téléchargé le dossier, donc normalement la CCie

Préparation des activités de Patrouille
Remplir une Activité, l’imprimer en pdf, la joindre à un mail

Comment fonctionne les demandes de PASS
Même méthode que l’année passée

Qui peut modifier les cases vertes ou rouges ?
Les personnes ayant accès au dossier.

Est-ce que la relectrice a le droit d’écrire dans le dossier des CP ?
Non, elle doit échanger avec la CCie

Mes CP n’arrivent pas à m’envoyer leur dossier une fois qu’il est rempli. Un message s’affiche lorsqu’elles cliquent sur « mail CG/ CCie disant qu’elles n’ont pas le droit de faire cette action ?
La fiche de patrouille a besoin de savoir que la personne qui clique sur “Mail => CCie/CG” est la CP de la patrouille, pour faire l’envoi du mail (et éviter que n’importe qui envoie des mails à tout va). Pour cela, il faut que les CP mettent leur mail dans l’onglet Ma Pat (case G21), avant d’essayer d’envoyer un mail ou de dupliquer l’onglet “Activité n°1”. De plus, il faut que cette adresse renseignée soit correcte (pas de faute de frappe) et soit bien celle utilisée par la CP pour se connecter à sa fiche patrouille.

Est-ce que je peux renommer les onglets (notamment les activités N°1…) ?
La synchronisation a pour objet de copier/coller des informations entre les fihiers (ACcie, Cps, CIE) la synchronisation utilise les noms des onglets. Si un changement de nom d’onglet est fait, il faut que cela soit fait sur tous les fichiers.
Autrement ce type de message apparaîtra :
TypeError: Cannot read property ‘getRange’of null

Si tu rencontres un problème que tu n’arrives pas à résoudre et que ces quelques questions/réponses ne t’ont pas aider, n’hésite pas à nous envoyer un commentaire pour que nous puissions t’aider et cela en aidera peut-être d’autres. Aucune question n’est bête alors n’hésite pas.